Syke Kotipalvelut Oy:n kuvaus henkilötietosuojauksesta

1. Rekisterinpitäjä

Syke Kotipalvelut Oy

Risto Rytintie 28

00570 Helsinki

puh. 0102995500

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Shilan Ahmadi

puh. +358 401806040

shilan.ahmadi@sykekotipalvelut.fi

3. Rekisterin nimi

Asiakastietolomake

4. Henkilötietojen käsittely

Tapahtuman rekisteröinti ja arkistointi, jolla ylläpidetään kommunikointia Syke Kotipalvelut Oy:n työntekijöiden ja asiakkaiden välillä. Henkilötietojen rekisteröinnillä myös varmistetaan asiakkaille kuuluvan palvelun saannista sekä laskutuksesta. Henkilötietoja käsitellään myös erityisesti niiden asiakkaiden kohdalla, joille tehdään hoitosuunnitelmia tai muita tutkimuksia. Henkilötiedot ovat osana näiden toimenpiteiden toteuttamista, järjestämistä ja seurantaa.

5. Rekisterin tietosisältö

Kotihoidon asiakasrekisteriin kerätään tiedot asiakkaista, omaisista, kuntien, kuntayhtymien ja yksityisten palveluntuottajien asiakkaista.  Tiedot kerätään säännöllisesti yrityksen piirissä olleista asiakkaista, 

Tietosisältö:

Potilasta/asiakasta kuvaavat tiedot

1. Henkilötunnus 

2. Kotikunta

3. Postinumero

4. Palveluala

5. Vakituinen asumismuoto

Hoidon alkamista kuvataan seuraavilla tiedoilla

6. Hoitosuhteen aloittamispäivä

7. Mistä tullut asiakkaaksi

Hoitotietoja ja asiakkuuden perusteita kuvataan seuraavilla tiedoilla

8. Päädiagnoosi

9. Sivudiagnoosit

10. Hoidon tarve lähtiessä/laskenta hetkellä

Muut tiedot

11. Ostopalvelun tilaaja 

12. Palvelu ja hoitosuunnitelma tehty (kyllä/ei)

13. Asumista haittaavat/vaikeuttavat tekijät

14. Asiakkaan itsensä antamat tiedot asiakassuhteen aikana (esim. selostukset heidän haluamistaan palveluista asiakassuhteessa)

15. Tiedon käsittelyyn liittyvät kirjauspäivämäärä ja tietolähde

Asiakuuden aikana saadut palvelut

16. Kotipalvelun käynnit

17. Kotisairaanhoidon käynnit

18. Päiväsairaalakäynnit tai vanhusten päivähoitokäynnit vanhainkodissa / palvelukeskuksessa

6. Henkilötietojen säilytysaika

Palvelun loppumisen jälkeen asiakastietoja säilytetään 12 kuukautta asianmukaisesti, minkä jälkeen ne tuhotaan. Säilystysajoissa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä asiakkaalta, hänen nimeämältä omaiselta, edunvalvojalta tai alaikäisen lailliselta huoltajalta hänen täyttäessään lomakkeen.

Tietolähteitä voivat olla myös muut Syke Kotipalvelut Oy:n yhteistyökumppanit kuten vakuutusyhtiö, jonka antamia tietoja voidaan lisätä rekisteriin.

Asiakkaan suostumuksella Syke Kotipalvelut Oy voi saada tietoja myös muilta terveydenhuollon yksiköiltä tai ammattilaisilta muun muassa kansallisen terveysarkiston (Kanta) kautta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Syke Kotipalvelut Oy ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja säilyy fyysisessä ja sähköisessä muodossa. Tietosuojarekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti. 

10. Tarkastusoikeus

Rekisterissä olevalla on henkilötietolain mukainen oikeus tietojensa tarkastukseen korvauksetta kerran vuodessa. Se, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tästä kirjallinen ja omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyltä voidaan evätä oikeus tietoihinsa laissa säädetyin perustein.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä korjaa tiedot henkilötietolain 29 §:n mukaisesti. Tiedonkorjaamispyynnöt on osoitettava rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietolain 30 §:n mukaiseen kieltoon henkilötietojensa käyttämisestä.

13. Käsittelytoimien muuttaminen

Syke Kotipalvelut Oy kehittää käytäntöjään sekä palvelutarjontaansa aktiivisesti ja pidättää näin ollen oikeuden muuttaa kyseistä kuvausta henkilötietojen käsittelyn suhteen. Syke Kotipalvelut Oy on velvollinen ilmoittamaan mahdollisista muutoksista ja muutokset tulevat aina perustumaan voimassa olevaan lainsäädäntöön.