HENKILÖSTÖHALLINTOREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1.Yleistä

Tämä on Syke Kotipalvelut Oy:n Henkilöstöhallintorekisterin seloste, joka on saatavilla yhtiön toimipisteessä sekä sen verkkosivuilla. Ennen kuin rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään tässä rekisterissä, hänelle annetaan tämä seloste tiedoksi. Esimerkiksi tietojen käsittely saattaa tapahtua, kun henkilö lähettää työhakemuksen.

2. Rekisterinpitäjä

Yritys: Syke Kotipalvelut Oy

Y-tunnus: 2951033-8

Osoite: Risto Rytin tie 28 A 3, 00570 Helsinki.

3. Rekisteristä vastaava henkilö

Nimi: Shilan Ahmadi

Osoite: Risto Rytin tie 28 A 3, 00570 Helsinki

Sähköpostiosoite: shilan@sykekotipalvelut.fi

Puhelinnumero: 0401806040

4. Rekisterin nimi

Tämä on Syke Kotipalvelut Oy:n Henkilöstöhallintorekisteri. Rekisterissä keräämme ja käsittelemme pääasiassa työntekijöidemme sekä työnhakijoidemme henkilötietoja.

5. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Pyrimme jatkuvasti parantamaan toimintaamme ja siihen liittyviä prosesseja sekä käytäntöjä. Tästä johtuen saattaa olla tarpeen tehdä muutoksia ja päivityksiä tämän rekisteriselosteen mukaisiin henkilötietojen käsittelykäytäntöihin. Päivitämme rekisteriselostetta aina tarpeen mukaan, jotta se kuvastaisi nykyisiä toimintatapojamme. Siksi suosittelemme säännöllisesti tarkistamaan rekisteriselosteen verkkosivuiltamme. Jos teemme merkittäviä muutoksia, informoimme siitä sähköpostitse niitä henkilöitä, joiden tietoja tässä rekisterissä käsitellään.

6. Rekisterin käyttötarkoitus ja termistö

Rekisterin tavoitteena on ylläpitää ja hallita Syke Kotipalvelut Oy:ssä työskentelevien tai yritykseen työpaikkaa hakevien henkilöiden henkilökohtaisia tietoja, palvelussuhteeseen, palkkaukseen, poissaoloihin ja työaikoihin liittyviä tietoja. Tarkoituksena on myös täyttää työnantajavelvoitteet, kerätä ja käsitellä tietoja työtapaturmista ja turvallisuuspoikkeamista, hallinnoida henkilöstön koulutus- ja osaamistietoja sekä ylläpitää lakisääteisiä henkilöstötietoja. Rekisterinpitäjä käyttää näitä tietoja rekrytointiprosessissa, työvuorojen suunnittelussa, työajan seurannassa, palkanlaskennassa, palveluiden kehittämisessä, asiakasviestinnässä ja muissa palvelutoiminnan käytännöissä. Tietoja käytetään myös työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, laskutuksessa, analyysien laadinnassa ja raportoinnissa. Tässä tietosuojaselosteessa termi “Rekisteröity” viittaa henkilöön, jonka tietoja käsitellään osana Syke Kotipalvelut Oy:n henkilöstörekisteriä.

7. Oikeusperuste ja henkilötietojen

Käsittelyn tarkoituksena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisten oikeusperusteiden (asetuksen artiklat 6(1)a ja 9(2)a) mukainen henkilötietojen käsittely, joka perustuu joko Rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai Rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn väliseen työsuhteeseen tai työhakuprosessin toteutukseen, seurantaan ja kehittämiseen.

8. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään työnhakijoiden sekä nykyisten, entisten ja potentiaalisten työntekijöiden henkilötietoja. Tietoihin kuuluvat muun muassa:

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot kuten nimi, sähköpostiosoite, kotiosoite ja puhelinnumero
• Omaisten tiedot
• Henkilötunnus ja työntekijänumero
• Terveystiedot ja tilinumero
• Palvelussuhde-, sopimus- ja verotustiedot
• Ammattiyhdistysjäsenyys sekä palkka- ja ansiotiedot
• Loma-, poissaolo- ja työaikatiedot
• Koulutus-, työkokemus-, työhakemus- ja työhaastattelutiedot sekä osaaminen
• Kansalaisuus, valokuva ja ansioluettelo
• Työtapaturmatiedot ja työsuorituksen arvioinnit
• Varoitukset ja muistutukset sekä Rekisterinpitäjän tekemät muistiinpanot ja kirjaukset Rekisteröidystä
• Työhakemuksessa ilmoitetut tiedot
• IT-hallintatiedot, kuten käyttäjätunnukset
• Sijaintitiedot, järjestelmälokit ja tekniset tapahtumatiedot (esimerkiksi massapostitukset) sekä muut metatiedot
• Turvallisuus-, valvonta- ja häiriötiedot
• Tartuntatautilain 48 a § mukaiset rokotustiedot, jotta voidaan arvioida henkilön soveltuvuus kyseisen pykälän mukaisiin tehtäviin.

Tämä käsittely perustuu työnantajan tarpeeseen ylläpitää ja hallinnoida henkilöstönsä tietoja tehokkaasti ja turvallisesti sekä täyttää lakisääteiset velvollisuudet.

9. Säännönmukaiset tietolähteet Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Tiedot rekisteröidystä saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan saada viranomaisilta sekä muilta sidosryhmiltä. Tiedot saattavat perustua rekisteröidyn itsensä lähettämiin yhteydenottoihin, kuten yhteydenottolomakkeeseen, työhakemukseen, esittelylomakkeeseen, työsopimukseen, sähköpostiviestiin, tekstiviestiin tai puhelinkeskusteluun. Joissakin tapauksissa Rekisterinpitäjä voi saada tietoja aineistosiirroilla, kuten esimerkiksi työterveyspalvelusta tai verohallinnolta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Yrityksen sisäiset vastaanottajat:

• • Työntekijät ja toimihenkilöt

Ulkopuoliset vastaanottajat:

• • Asiakkaat
  • Viranomaiset
  • Kuntayhteistyökumppanit
  • Pankit
  • Palkanlaskentapalvelut ja tilitoimistot
  • Vakuutusyhtiöt
  • Ammattiliitot
  • Verohallinto
  • Työeläkevakuutusyhtiöt
  • Työterveyshuoltopalvelut
  • Koulutusorganisaatiot

Kun tuotamme palveluita, saatamme käyttää eri puolilla maailmaa sijaitsevia palvelimia ja muita resursseja. Tästä syystä saatamme siirtää henkilötietoja myös Suomen ulkopuolelle, mukaan lukien maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö eroaa EU:n ja ETA:n alueen lainsäädännöstä. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että tietojen luovutus tai siirto tapahtuu lain edellyttämällä tavalla ja että henkilötietoja suojataan asianmukaisesti ja hyväksytyin menetelmin.

11. Rekisterin suojaus

On tärkeää ymmärtää, ettei “täydellistä tietoturvaa” ole internetissä. Sekä Rekisterinpitäjä että henkilötietojen käsittelijä suhtautuvat tietojen turvallisuuteen vakavasti ja tekevät parhaansa suojellakseen tietoja katoamiselta tai luvattomalta käytöltä. He varmistavat, että henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat joko sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heihin sovelletaan asianmukaista lakisääteistä salassapitovelvollisuutta. Tiedot käsitellään ainoastaan määriteltyä tarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittelijä toteuttaa tietoturvatoimet ottaen huomioon käytettävissä olevat tekniset ratkaisut, niiden kustannukset, tietojenkäsittelyn riskit sekä tietojen arkaluonteisuus. Palvelintiloihin pääsy on rajattu vain henkilöille, joilla on riittävä tietoturvataso. Tietoturvatestaus on integroitu osa käsittelijän sovelluskehitysprosessia. Verkkoselaimen HTTPS-yhteys on suojattu SSL-salauksella, jota myös pankit käyttävät. Varmuuskopioita tiedoista tehdään ja tallennetaan maantieteellisesti eri sijainteihin katastrofivarautumista varten.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada selvitys siitä, mitä tietoja hänestä on tallennettu henkilötietorekisteriin. Rekisteröitynyt työntekijä voi tarkastella omia henkilötietojaan tuntijärjestelmässä kirjautumalla sisään henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Mikäli tietoihin halutaan pääsy mutta tunnuksia tuntijärjestelmään ei ole, tulee rekisteröidyn lähettää kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojensa korjaamista, täydentämistä tai poistamista. Hänellä on myös oikeus pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen, sekä rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Mikäli rekisteröity haluaa peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumuksen tietojensa käsittelyyn, hän voi tehdä sen lähettämällä sähköpostia rekisterin yhteyshenkilölle. Hänellä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä varmistamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelyä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämässä määräajassa, yleensä kuukauden kuluessa pyynnöstä.

13. Henkilötietojen käsittelyn lainsäädäntö

Syke Kotipalvelut Oy on suomalainen yhtiö, ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltäviin henkilörekistereihin ja tietoihin sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä EU:n lainsäädäntöä, jota sovelletaan Suomessa.