ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY TIETOSUOJASELOSTE
Tämä tietosuojaseloste kuvaa Syke Kotipalvelut Oy:n (y-tunnus: 2951033-8) asiakastietojen käsittelyn ja hallinnan käytäntöjä ja toimintatapoja, kun Syke Kotipalvelut Oy tuottaa sosiaalihuollon palveluita joko kunnan, hyvinvointialueen lukuun tai yksityisasiakkaille. Syke Kotipalvelut Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), kansallista tietosuojalakia (1050/2018) sekä sosiaalihuoltoalan henkilötietojen käsittelyyn liittyvää erityissääntelyä. Tähän erityissääntelyyn kuuluu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettu laki (812/2000), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettu laki (159/2007) ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annettu laki (254/2015). Tietosuojaseloste on laadittu 01.12.2018, ja viimeisin päivitys on tehty 01.05.2024.
1.Rekisterinpitäjä ja käsittelijä
Syke Kotipalvelut Oy tarjoaa sosiaalipalveluita monien kuntien ja hyvinvointialueiden lukuun palvelusetelien tai ostopalvelusopimusten kautta. Näissä palveluissa kunta tai hyvinvointialue toimii palveluidenjärjestäjänä, ja he tekevät päätökset asiakkaan palveluista. Kun Syke Kotipalvelut Oy tarjoaa näitä palveluita, se toimii EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelijänä, kun taas palveluidenjärjestäjänä toimiva kunta tai hyvinvointialue on henkilötietojen rekisterinpitäjä. Syke Kotipalvelut Oy:n henkilötietojen käsittely perustuu useiden kuntien ja hyvinvointialueiden kanssa tehtyihin tietosuojasopimuksiin ja yhteisiin käytäntöihin. Lisätietoa näistä sopimuksista ja käytännöistä on saatavilla kunnalta tai hyvinvointialueelta, esimerkiksi heidän verkkosivuiltaan tai palvelusta päättävältä viranomaiselta.Lisäksi Syke Kotipalvelut Oy voi tarjota henkilökohtaisen avun palveluita suoraan asiakkaille, jolloin se toimii tietosuojaselosteen mukaisesti henkilötietojen rekisterinpitäjänä.
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, kuinka Syke Kotipalvelut Oy käsittelee henkilötietoja. Selostetta voidaan päivittää ja muuttaa, ja suosittelemme asiakkaillemme säännöllistä tarkistamista verkkosivuiltamme. Muutokset tulevat voimaan heti niiden julkaisemisen jälkeen.Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyen:
Syke Kotipalvelut Oy (y-tunnus: 2951033-8) Osoite: Risto Rytin tie 28 A 3, Helsinki Tietosuojavastaava: Shilan Ahmadi Sähköposti: shilan@sykekotipalvelut.fi Puhelin: 0401806040
Jos sinulla on kysymyksiä tähän tietosuojaselosteeseen liittyen, olethan yhteydessä tietosuojavastaavaamme.
2. Käsiteltävät henkilötiedot
Syke Kotipalvelut Oy käsittelee asiakkaidensa ja tilanteen mukaan heidän omaistensa tai laillisten edustajiensa henkilötietoja seuraavasti:
– Henkilön Perustiedot:
o Nimi, syntymäaika, ikä, osoite, asuinalue
o Puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus
o Sukupuoli, äidinkieli ja muut kielitaidot
o Laillisen edustajan tai omaisen yhteystiedot ja suhde asiakkaaseen
– Asiakkaan Sosiaalityö ja Muut Palvelut:
o Sosiaalityöntekijän yhteystiedot ja tiedot muista palveluista, joista Syke Kotipalvelut Oy:n on oltava tietoinen asiakkaan palvelun ja turvallisuuden kannalta
o Tarvittavat yhteystiedot, kuten palvelutalon tai kotihoidon yhteystiedot
– Palvelun Toteutukseen Liittyvät Tiedot:
o Tiedot palvelusetelistä tai maksusitoumuksesta, sisältäen tuntimäärät ja sisältörajaukset
o Asiakkaan toiveet, käytännöt ja aikaisemmat kokemukset
o Asiakkaan mielenkiinnon kohteet ja muut palvelun toteutukseen vaikuttavat tiedot
o Asiakas- ja omaispalaute sekä mahdolliset suostumukset ja kiellot
– Palvelunjärjestäjältä Saadut Tiedot:
o Palvelusetelin tai maksusitoumuksen tiedot, kuten tuntimäärät ja sisältörajaukset
– Arkaluonteiset Tiedot:
o Tiedot asiakkaan apuvälineistä, sairauksista, allergioista,yliherkkyyksistä, lääkityksestä ja vammoista sekä niiden huomioonottamisesta palvelun toteutuksessa
– Laskutus- ja Tuntitiedot:
o Laskutustiedot palvelusetelien ja maksusitoumuksien mukaisesti, sekä yksilöidyt tuntikirjaukset ja palvelukäynteihin liittyvät kirjaukset
– Viestintä Palvelun Toteutuksessa:
o Asiakkaan, omaisen, edustajan tai sosiaalityöntekijän kanssa käydyt kommunikaatiot, kuten sähköposti- tai tekstiviestikeskustelut, ja näiden kautta saatavat palvelun toteutukseen liittyvät tiedot.Syke Kotipalvelut Oy pyrkii käsittelemään henkilötietoja vastuullisesti ja turvallisesti, ottaen huomioon asiakkaan yksityisyyden ja tietosuojan.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus sekä säännölliset tietolähteet
Syke Kotipalvelut Oy käsittelee henkilötietoja sosiaalihuollon palvelunjärjestäjien, eli kuntien ja hyvinvointialueiden, toimeksiannosta, kun on kyse vammaispalvelulain mukaisen henkilökohtaisen avun palveluiden tarjoamisesta asiakkaille. Tällöin Syke Kotipalvelut Oy:llä on oikeus käsitellä asiakkaaseen liittyviä arkaluonteisia tietoja, jotka koskevat hänen terveydentilaansa, vammaisuuttaan ja hänelle myönnettyä
palvelua. Tämä tietojen käsittely pohjautuu joko palvelunjärjestäjän antamaan toimeksiantoon, kuten palvelusetelin tai ostopalvelun myöntämiseen, tai itsemaksavan asiakkaan tekemään palvelutilaukseen.
Syke Kotipalvelut Oy:n tarjoamien palveluiden yhteydessä henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:
- Palvelun suunnittelu, toteutus, seuranta ja laskutus
- Tilastointi, taloushallinto ja raportointi
- Palveluiden ja niihin liittyvien tietojärjestelmien ylläpito ja kehittäminen
- Sosiaalihuoltopalveluiden säännösten ja määräysten noudattaminen
- Lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen
- Asiakaspalvelutoimenpiteet, viestintä, yhteydenottojen hallinta, sekäpalautteiden, reklamaatioiden ja vahinkoasioiden käsittely
- Yhtiön ja sen työntekijöiden oikeusturvan varmistaminen
- Muut lain sallimat henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset. Tiedot saadaan pääasiassa suoraan asiakkaalta joko suullisesti tai kirjallisesti ennen palvelusuhdetta tai sen aikana. Tietoja voidaan myös saada palvelunjärjestäjältä tai, asiakkaan suostumuksella, hänen omaisiltaan, edustajiltaan tai muilta palvelun kannalta oleellisilta tahoilta, kuten esimerkiksi palvelutalon henkilökunnalta. Profilointia tai automaattista päätöksentekoa ei tehdä rekisteritietojen perusteella.
4. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat ja tietojen siirto sekä luovutukset
Henkilötietoja saatetaan jakaa yhteistyökumppaneidemme ja alihankkijoidemme kanssa. Nämä tahot voivat käsitellä henkilötietoja ainoastaan tämän tietosuojaselosteen määrittelemiin tarkoituksiin, noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä varmistaen tietoturvan ja toteuttaen asianmukaiset suojatoimet. Kuitenkin vain tietyille, huolellisesti valituille yhteistyötahoille voidaan luovuttaa tietoja osana normaaleja liiketoimintaprosesseja. Tällaisia tahojen palveluita voivat olla esimerkiksi taloushallinto, tuntisuunnittelu, tilintarkastus, rekrytointi, vakuutukset, viestintä, tiedon säilytys, tietoturva, asiakirjanhallinta ja toimistopalvelut sekä ryhmätyö- ja sähköpostipalvelut. Palveluiden tarjoamisen yhteydessä toimitamme säännönmukaisesti laskutukseen ja palvelun toteutukseen liittyviä tietoja asiakaskohtaisesti palvelunjärjestävälle kunnalle ja hyvinvointialueelle, noudattaen heidän tietosuojakäytäntöjään. Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
5. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään koko asiakassuhteen keston ajan sekä ennen sen alkua että sen päättymisen jälkeen, niin kauan kuin palvelun toteutus, seuranta ja dokumentointi sitä edellyttävät ja lainsäädännölliset velvollisuudet määrittävät. Jos kunta tai hyvinvointialue haluaa tietoja asiakassuhteen päättymisen jälkeen, tiedot toimitetaan heille arkistoitavaksi.
6. Evästeiden (cookies) käyttö verkkosivuillamme
Verkkosivuillamme käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka lähetetään ja tallennetaan käyttäjän tietokoneelle, ja sen avulla verkkosivun ylläpitäjä voi tunnistaa usein sivulla vierailevat käyttäjät ja kerätä tietoa heistä. Tämän tiedon avulla voimme parantaa sivustomme sisältöä ja palveluita. Evästeet eivät aiheuta vahinkoa käyttäjien tietokoneille eivätkä tiedostoille. Niiden avulla voimme tarjota käyttäjille heidän tarpeidensa mukaisia tietoja ja palveluita. Jos et halua, että keräämme tietoa evästeiden avulla, voit estää evästeiden käytön tai poistaa ne käytöstä selaimestasi. On kuitenkin tärkeää huomata, että evästeet saattavat olla välttämättömiä joidenkin sivustollamme olevien palveluiden toiminnalle.
7. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tämän henkilötietorekisterin tietoja käsitellään siten, että tietoturva ja tietosuoja ovat koko ajan etusijalla. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ne työntekijämme ja kumppanimme, joille se kuuluu heidän tehtäväkuvaansa. Työntekijöitämme sitouttaa sekä laki että työsopimukset, ja mahdollisesti erikseen laaditut käyttäjäsopimukset, noudattamaan vaitiolovelvollisuutta. Erityisen arkaluonteiset asiakastiedot käsitellään pääasiassa Valviran hyväksymässä sosiaali- ja terveysalan asiakastietojärjestelmässä. Tietojen suojauksessa otetaan käyttöön useita tietoturva- ja tietosuoja-keinoja, kuten pääsyn rajoittaminen tietoihin, virustorjunta, nimetty vastuuhenkilö, ajantasaiset ja varmennetut ohjelmistot sekä järjestelmät, sekä säännölliset tarkistukset liittyen henkilötietojen käsittelyyn.
7. Asiakkaan ja rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus nähdä, minkälaista tietoa hänestä on tallennettu henkilötietorekisteriin. Hänellä on oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista, täydentämistä tai poistamista. Lisäksi hänellä on oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä tietyin laissa määritellyin ehdoin. Vaikka rekisteröidyllä on nämä oikeudet, Syke Kotipalvelut Oy voi kieltäytyä tiettyjen pyyntöjen toteuttamisesta, jos ne ovat ristiriidassa palveluntuottajan velvoitteiden kanssa, esimerkiksi suhteessa kuntaan tai hyvinvointialueeseen, tai jos tiedot ovat välttämättömiä palvelun kannalta. Rekisteröidyllä on myös oikeus perua aiemmin antamansa suostumus tietojensa käsittelyyn. Käytännössä tällainen peruutus voi koskea esimerkiksi suostumusta henkilötietojen jakamiseen omaisten tai muiden ulkopuolisten kanssa. On huomioitava, että ostopalveluiden ja palvelusetelitoiminnan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot ovat ensisijaisesti kunnan ja hyvinvointialueen hallussa. Näin ollen kaikki tietopyynnöt tulee suunnata suoraan näille tahoille, ja Syke Kotipalvelut Oy toimii näiden tietojen suhteen pelkästään käsittelijänä. Kaikki kirjalliset ja allekirjoitetut tarkastuspyynnöt tulee toimittaa yhtiön rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
